文件传真怎么发送和接收,电脑传真怎么发送和接收?

现代技术发达,新式的办公设备层出不穷。作为职场的优秀员工,你除了具备最基本的专业技能,还要拓宽自己的技能面,能熟练使用各种办公设备。下面就介绍一些电脑、复印机、传真机的使用方法。1.电脑的使用在政府机关或公司的办公室中,基本上都配备了电脑。办公室许多日常工作已离不开电脑。电脑正在给办公室带来一场革命,实现办公自动化、信息化,提高了办

现代技术发达,新式的办公设备层出不穷。作为职场的优秀员工,你除了具备最基本的专业技能,还要拓宽自己的技能面,能熟练使用各种办公设备。下面就介绍一些电脑、复印机、传真机的使用方法。

1.电脑的使用

在政府机关或公司的办公室中,基本上都配备了电脑。办公室许多日常工作已离不开电脑。电脑正在给办公室带来一场革命,实现办公自动化、信息化,提高了办公效率,减轻了工作量,使员工能够更好地为本单位、本公可服务和工作。尤其是网络为办公室开辟了一个崭新的时代、一定程度上实现办公室的网络化。

(1)学会正确地使用电脑。不要让电脑因你的错误操作而遭受损失,如丢失文件等。

(2)与他人共用电脑时,要与他人协调好电脑的使用时间、应根据任务量的轻重缓急区别对待。

(3)给打印机装满纸,换好色带,补足空白软盘。

(4)筒易的放障,可以自己修理。不能修理时,应找有关修理人员来。

(5)未经允许,不要使用别人的磁盘或登录密码,不要偷看别人的文件。注意机密文件的保密。

(6)清理好自己的文件,及时更改你的软盘标签,这样可以提高工作效率。

(7)不要在病毒发作日使用电脑,否则可能损害计算机和丢失所信息。

(8)不要在工作时间玩电脑游戏。

(9)当工作结束后,应保持环境和设备的整洁,以便后面的人继续使用。

2.复印机的使用

使用复印机须注意以下几点:

(1)一般说来,先到者先用。如果两个人同时到达,复印量少的先用。

(2)如果别人仅复印一两页,而你的工作量很大,应让他先复印。如果你去复印时,别人正在大量复印,你可以请求让你先复印一两页。

(3)完成一项巨大的复印工作后,应检查复印纸,如有必要应予补充。

(4)不要用复印机复印私人文件,除非使用自己的纸,还要趁休息时间复印,而且应该确认这种做法是符合办公室的规定的。

(5)进行必要的维护,诸如更换碳粉或处理卡纸的问题。如果不知道怎样处理,应请别人来帮助处理。不要把问题留给下一个使用者。

(6)用完后不要忘记重新设备复印机,一般设置尺寸为A4型。

3.传真机的使用

传真在远程通信方面可取代邮递,其所含的信息量又远远大于电能达的。收发传真时,有下列的使用规则:

(1)选择好发传真的时间,以有利于工作为原则。为节省费用,发长途传真时可选择清早或吃午饭时间。

(2)当接收方的传真设备为多人共用时,应事先给收件人去电话,告诉他什么时间发去传真。未经对方同意不能擅自发传真,否则是无礼的表现。

(3)使用有本公司名称的公文纸,在第一页前加传真封面,列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称,发送人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称以及传送文件页数等信息,还应包括发送的时间和日期、是否急件等。

(4)如果要传送图片,应选择黑白的,彩色的传真效果不好。

(5)如果你要发传真时,发现已有一份传真,应将它放在收件箱或交给本人,不是给你的传真就不要乱翻。

(6)更换色带,加满纸。如维修时,可以找有关人员。

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